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【これだけは必要】オフィス移転の際に役に立つチェックリスト
2022年09月29日コラム
「半年後にオフィスを移転するから、準備をしてほしい」
「オフィスの移転や引っ越しに伴い、必要な手続きをまとめてほしい」
オフィスの移転や引っ越しは、普段なかなか経験しないので、突然、上司に指示されても何をしたらよいのかわからず悩むものです。
経験が少ないからこそ一度経験したら次に活かすために、必要な手続きをまとめておきたいところでしょう。
今回は、オフィスの移転で手続きが必要な項目をチェックリストにしましたので、参考にしてください。
【事前準備】移転に必要な手続きチェックリスト
オフィスを移転するには、現在使用しているオフィスと今後使用するオフィスと両方に対する手続きが必要です。
期限が決まっているものもあるため、事前にスケジュールを組んで、チェック漏れがないようにしなくてはなりません。
申請期限が過ぎてしまうと、違約金や追加費用が発生するものもあるため注意しましょう。
オフィスを退去する解約の通達を行う
現在使用しているオフィスには、退去する旨の通達をしなくてはなりません。
一般的に解約の通知期限は、解約日の6カ月前までとされています。
賃貸契約を締結した際の条件によるので、事前に賃貸契約書を確認しましょう。
【確認項目】賃貸契約書で、敷金や保証金、解約予告をいつまでに出すのかなど
オフィスを借りる前の状態に戻す【原状回復工事】を実施
賃貸物件の場合、移転などで引き上げるときは、借りる前の状態に復帰させてから退去します。
オフィスの使用年数や原状回復の必要な度合いにより、費用や対応可能期間が異なります。
また入居時の契約によっても変わります。
オフィス移転が決まった段階で早急に確認・手配が必要です。
引っ越し業者の選定と打ち合わせ
オフィス移転先が決まったら、引っ越し業者の選定と打ち合わせ行いましょう。
現オフィスから新オフィスに移動するものと、廃棄するものの選別が必要です。
● 現オフィスで発生した廃棄物の処理
● 新オフィスに運ぶものの選別
引っ越しの日程が決まったら、インターネットやサーバー、電話回線など通信関係の引っ越しを手配します。
【新オフィス決定後】移転の際に必要な手続きチェックリスト
現オフィスに対する手続きと同様に、新オフィスの物件が決まった後に必要な手続きは数多くあります。
主に次の内容です。
● 賃貸契約
● サーバーや電話・FAXなどの切り替え
● 取引先など社外に対するプレスリリースなどの告知
● すでに契約している取引会社との契約書の修正
● 関係省庁への届け出
● 名刺や封筒など社内で使うものを変更
特に賃貸契約や関係省庁への届け出は、現オフィスと新オフィスのどちらも対応が必要なので日程に遅れないようにしましょう。
移転前に提出が必要な書類を準備しよう
オフィスを移転する前に関連省庁に提出しなくてはならない重要書類があるので準備します。
移転前に必要な書類は次のとおりです。
| 関連省庁 | 提出が必要な書類 | 提出する期限 |
| 消防署 | 防火・防災管理者選任届出書 | すみやかに提出 |
| 消防署 | 防火対象物工事等計画届出書 | 内装工事を開始する7日前まで |
| 消防署 | 消防計画作成（変更）届出書 | 移転する7日前まで |
| 消防署 | 防火対象物使用開始届出書 | 移転する7日前まで |
| 郵便局 | 郵便物届出変更届 | 移転する日まで |
消防署に提出する書類は、内装工事7日前までや、移転する7日前までと締め切りが異なる書類があります。
早めに準備しておきましょう。
移転後にも提出が必要な書類がたくさんある
オフィスを移転した後にも、提出しなくてはならない書類が多数あるため、事前に準備しておきましょう。
提出が必要な書類は次のとおりです。
| 関連省庁 | 提出が必要な書類 | 提出する期限 |
| 法務省 | 本店移転登記申請書 | 移転より2週間以内 |
| 税務署 | 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書 | 移転後すぐ |
| 税務署 | 給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書 | 移転日から1か月以内 |
| 都道府県税事務所 | 事業開始等申告書 | |
| 社会保険事務所 | 適用事業所所在地・名称変更（訂正）届 | 変更してから5日以内 |
| 労働基準監督署 | 労働保険名称、所在地等変更届 | 移転してからすみやかに |
| 公共職業安定署 | 雇用保険事業主事業所各種変更届 | 変更後10日以内 |
「労働保険関係成立届」は手続きが簡略され、不要になったという情報があったため削除しました。
参考：社会保険労務士法人オスピス「【法改正】事業所が県外に移転する場合の労働保険関係手続きの簡略化」
参考：株式会社JLA「オフィス・事務所移転時の原状回復費削減ノウハウ」
移転後に提出が必要な書類は、移転してから数日以内のものが多いので、すみやかに提出しましょう。
新オフィス移転に伴い必要な手続きとは？
新オフィス移転に伴い必要な手続きは、賃貸契約書を締結するのが先決です。
その後、預託金の支払いについてや、工事業者を選定し現オフィスから新オフィスに荷物の移動や、廃棄物の処理を依頼します。
設備品やリース商品の契約情報を確認しよう
オフィス移転では、設備品やリース商品の契約内容も確認が必要です。
プリンターなどリース商品があるのであれば、リース会社に早めに連絡しましょう。
事務用品などを購入している仕入れ先サイトなどは、登録情報を変更しなくてはなりません。
クレジットカードや銀行口座の住所変更や、社会保険以外の保険内容の変更と、重要な手続きは多数あります。
オフィス移転のプレスリリースや配布物の変更が必要
オフィス移転に伴い、変更を忘れがちになるのは社内文書や封筒・名刺などの印刷物を発注です。
忘れないように発注しておきましょう。
また、オフィスの移転をプレスリリースで告知します。
公式ホームページなど住所が記載されているWebページの情報を変更も併せて行います。
まとめ
オフィス移転は6ヶ月前より、解約届の提出や引っ越し業者の選定が必要です。
住所移転に関する関係省庁への届け出は、移転前後で〆切に余裕のないものが多いため、事前に揃えて準備しておくのが大切です。
特に消防署に提出する書類は、複数種類あり提出期限が短いものが多いので準備しておきましょう。
