コラム
column
オフィス移転のメリットとデメリット、注意点を解説
2023年04月10日コラム
在宅ワークが主流となりつつある現代では都心部から地方へオフィスの移転を考えている企業も多いです。
毎月の賃料を抑えることができるため、経費の削減につながる反面、デメリットも存在します。
本記事ではオフィス移転のメリット・デメリット、注意点を紹介します。
最後にはオフィス移転を成功するための3つの方法を解説するため、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転のメリットとは？
オフィスの移転には大きく分けて以下の3つのメリットが挙げられます。
1. ビジネス成長に繋がる可能性がある
有名なオフィスや一等地に移転することにより、企業ブランディングが向上し、ビジネスの成長につながる可能性があります。
大手企業や有名企業は都心部の一等地に本社を構えている傾向にあります。
もちろん移転したからビジネスがうまくいったというわけではありませんが、社会的信用力が向上し、顧客や取引先とのビジネスが成長したというケースも少なくありません。
2. 働きやすい環境を実現できる
社員数が増えてくると、現状のオフィスでは圧迫感を感じるため、移転をして働きやすい環境にすることができます。
企業も大きくなるにつれて社員数は増加していきます。
しかし同じオフィスのままであると窮屈に感じ、仕事にも影響が出てしまうでしょう。
そのため社員が仕事をしやすい環境に整えるためにオフィスを移転する企業も多いです。
3. コスト削減ができる
一等地から都心部から離れた場所にオフィスを移転すれば、毎月の賃料を抑えることができ、経費削減につながります。
特に東京都のオフィスとなると、数百万円や数千万円の賃料物件は数多くあります。
しかし少し離れた場所に移転すると、賃料が数十万円で済むケースもあるため、ランニングコストの削減が可能です。
オフィス移転のデメリットとは？
オフィスの移転はメリットだけではありません。ここでは3つのデメリットを紹介します。
1. コストがかかる
オフィスの移転をする際は、以下のコストが発生します。
・原状回復費
・引越し費用
・新しい物件を借りるための費用（敷金・礼金・仲介手数料など）
さらに新しいオフィスの什器・家具代やネットワーク工事費用、内装工事費用なども別途必要です。
オフィスの大きさにもよりますが、数百万円〜数千万円のコストもかかることもあるでしょう。
2. 時間と労力が必要
移転する物件の詮索時間や移転するための手続きなどは時間と労力を費やします。
個人の引っ越しと異なり、法人の引越しは荷造りなどが特に大変です。
結果移転が決まってから完了するまで数か月かかったというケースも少なくないため、時間と労力が必要となります。
3. 従業員のストレスや不満が生じる可能性がある
従業員によっては「今のオフィスは通いやすいからここで良い」「引越しするのが面倒」という不満が発生する可能性もあります。
社員のモチベーションの低下にもつながり、最悪の場合は退職する方もいらっしゃいます。
オフィスの移転をする際は、しっかり理由などを従業員へ説明するようにしましょう。
オフィス移転前に考慮すべき注意点
ここではオフィス移転をする前に考慮しておくべき注意点を紹介します。
1. 移転先の立地条件やアクセス環境を確認する
移転先の立地やアクセス環境を確認しておきましょう。
特にオフィスへの来客が多い事業の場合、立地が第一優先と言っても過言ではありません。
顧客がオフィスに足を運びにくい場所に移転すると、経営にも大きな影響が出てしまいます。
2. 移転計画を従業員に周知する
オフィスを移転する際は、あらかじめ従業員に知らせておくことが大切です。
従業員の立場からすると、通勤方法が変わります。
通勤時間が短縮になる従業員もいれば、長くなる方もいらっしゃいます。
急に移転すると言われても従業員はどのように通勤すべきか困惑してしまうため、あらかじめ移転計画を伝えておきましょう。
3. 必要な設備や設備の移設を確認する
オフィスを移転するには莫大な費用が発生します。
とはいえ、現状の職場環境より快適になることが望ましいです。
移転先での設備や移設は事前に確認しておいた方がよいでしょう。
例えばインターネット環境が悪くなっては仕事にも支障がでます。
ネット回線が良くなり、スムーズにパソコンが使える状態になるかなどをチェックしておくことが大切です。
オフィス移転を成功させるために
最後にオフィス移転を成功させる3つのポイントを紹介します。
1. プロジェクトマネジャーを選任する
オフィス移転のプロジェクトマネージャーを選任しておくことで、スムーズに移転ができます。
経営者自ら行っても問題ありませんが、日々の業務で手が行き届かないでしょう。
そのため従業員の方にマネージャーになってもらい、中心的に行動してもらうことが大切です。
2. チームを組織し、タスクを分担する
プロジェクトマネージャーを選任した後は、複数のチームを作り、タスクの分担をすることで効率化が図れます。
マネージャー1人で作業をしていては、いつまでたっても終わりません。
そのため従業員の協力が必要です。
とはいえ社員数の大きい企業はマネージャーが1人1人に指示出しが難しいため、部署ごとやユニットごとにチームを作り、役割分担を行うようにしましょう。
3. 移転後の環境を従業員にアピールする
オフィス移転に対して反対する従業員は少なからずいるでしょう。
全員の同意を得るのは難しいかもしれませんが、移転した先の職場環境を伝えることが大切です。
現状より職場環境が良くなることを見越して移転するため、従業員にも分かってもらうことが重要です。
不平不満は出るかもしれませんが、移転する理由とともに伝えるようにしましょう。
まとめ：オフィス移転は計画的に進めていきましょう
オフィス移転はコスト削減だけでなく、企業ブランディングや成長につながる可能性があります。
一方で移転するまでのコストがかかり、時間と労力を費やす作業です。
さらに従業員から不満が発生する可能性もあるため、計画性をもって行う必要ようにしましょう。
