コラム
column
会社移転時にやることをリストアップ！移転時のポイントなど解説
2023年07月28日コラム
「会社の移転をしたいが、どんな作業が必要？」「移転時のポイントが知りたい」など、会社の移転について興味を示す方もいるでしょう。
そこで今回は、会社の移転時に必要な作業についてご紹介します。
時期別で詳しく知りたい方は、本記事を参考にしてください。
会社の移転決定後にするべき準備
ここでは、会社の移転に向けて取り組むべき準備について、時期ごとに詳しく解説します。
時期ごとに取り組むべき内容を把握すれば、会社の移転作業も楽に行なえるでしょう。
移転の準備：6か月前
| 現オフィスの解約予約 | 解約予告期間や資金、委託金の返却時期を確認する |
| 原状回復のための費用等の確認 | 移転の2ヶ月前までに工事の発注をする |
| 移転先の決定 | 解約前に移転が可能かを確認する |
現オフィスの解約予約では管理会社へ解約通知を出します。
予約前に、「いつまでに通知を出せばよいか」など賃貸契約書の内容をしっかりと確認してください。
原状回復工事では、スケジュールや原状回復の範囲が管理会社によって異なります。
対象の範囲が一部分か全面清掃かなどにより費用が大きく変動するでしょう。
のちのトラブルを防ぐためにも事前の確認が重要です。
また、新オフィスの入居可能な時期の確認は必須。
見学時に「現オフィスを解約するまでに入居できるか」を確認しましょう。
移転の準備：4か月前
| 移転先レイアウトの決定 | 新規購入品、廃棄対象品の選定する |
| 業者と契約、移転の打ち合わせ | 複数業者に見積もりを依頼する |
移転前に、使用する家具や機器などを具体的に検討します。
新しく購入するものはもちろん、廃棄するものもリストアップ。
また、引っ越し業者などを選定し、移転時の打ち合わせも済ませます。
業者の選定は、複数の会社に依頼し見積もりを比較すればコスト削減に繋がるでしょう。
移転作業では「廃棄物の処理」に困る場合があります。
廃棄物の処理が可能な引っ越し業者は、複数業者に依頼する手間が省け効率よく移転作業ができおすすめです。
ただし、契約料が割高な場合があります。
移転の準備：2か月前～当日
| 会社移転の周知活動➀取引先 | 準備時間も考慮し早めに連絡する |
| 会社移転の周知活動②社内説明 | 移転時の流れをまとめた資料を作成する |
| 会社移転の周知活動➂ホームページ | テンプレートを作成する |
| 移転の手続き | 移転時に必要な書類を作成する |
移転前に取引先で扱われている契約書などの登録情報を変更しなければならないため、1か月前の送付が望ましいです。
送付する文面を考えたり印刷したりさまざまな準備時間を考慮し、移転の2か月前から取り組み始めると良いでしょう。
また、社員に向けて会社移転の説明会を実施します。
説明会での配布資料に記載すべき内容は、以下のとおりです。
・移転の目的
・今後のスケジュール
・備品整理について（持参物、廃棄物など）
・移転施設の決まり など
会社が一体となるためにマニュアルを作成し、移転後さらに会社の団結力が高まるよう工夫しましょう。
そして、事前準備としてホームページやメールで周知活動を行なうためのテンプレートを作成しましょう。
さらに移転2か月前には、各書類の住所変更や届け出の書類作成も必須です。
社員証や名刺、会社のパンフレットなどの住所や電話番号を変更し、移転後すぐに使用可能な状態にします。
関係省庁への届け出は、届出先により移転前と移転後で必要な書類が異なるため、事前にチェックしましょう。
移転の準備：1か月前～当日
| 内装工事の調整 | 各業者がバッティングしないよう注意する |
| 各媒体にお知らせ文の掲載 | 掲載のタイミングを揃える |
| 廃棄物の選定や使用物品の梱包、搬入 | 事前に仕分ける、レイアウトの最終確認をする |
予定通りの内装か、最終確認を行ないます。
心機一転の新しいオフィス。
納得のいく仕上がりを目指し、必要であれば業者にお願いし微調整をしましょう。
各業者のバッティングを避けるために、スケジュールを把握し効率よく作業をすすめます。
また、ホームページやメールで移転のお知らせをする際は、社員によりタイミングが異なるとトラブルを招くおそれがあるでしょう。
社内でしっかりと確認し、同じタイミングで移転情報を掲載するのがおすすめです。
物品の梱包では、移転先で荷物を開封する作業までを想定しておきましょう。
廃棄物はものにより処分方法は異なるため、事前に仕分けておき移転作業がスムーズに進む準備が必要です。
そして搬入時は、物品が揃っているか、壁や物品に傷ができていないかを確認してください。
傷がある場合は写真で残しておき、搬入業者に連絡をしましょう。
会社を移転する際のポイント：問題点を抽出する
会社の移転は、場所を移動するだけでなく再構築によって新しい一歩を踏み出せる大きなチャンスです。
理想の会社づくりのために現在の会社の課題点を抽出し、移転の目的を明確にしましょう。
移転の際によくある現オフィスの問題点は、以下のとおりです。
・立地や場所を見直したい
・通勤時間が長く交通費がかかる
・取引先へのアクセスが不便
・周囲の環境を改善したい
・更新料などコストを削減したい
・設備が古く、電気代がかかる
・駐車場スペースがなく使い勝手が悪い など
課題点が見つかれば、移転先を探す際の条件を絞れ、会社に合った物件探しが可能です。
また、しっかりとしたコンセプトを掲げれば、より会社のステップアップができます。
環境改善により社員のやる気を高められたりコスト削減につなげられたりと、会社の移転はメリットが多いでしょう。
まとめ
会社を移転する際は、やることが多く移転当日までバタバタとしがちです。
そのため、時期ごとにやることをリストアップし整理しておきましょう。
また、移転する目的を明確にすれば、物件探しがスムーズにすすめられ、より快適な会社づくりが可能です。
会社の移転について知りたい方は、本記事を参考にしてください。
