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オフィス移転の流れ・必要な作業・手続き・留意点を解説
2023年09月25日コラム
オフィス移転は、企業にとってはよくある話です。
家の引っ越しとは違って、オフィス移転は、非常に大がかりなものとなります。
スムーズに移転を行うためには、作業の流れや必要な手続きのポイントをおさえておく必要があるでしょう。
この記事では、オフィス移転のおおまかな流れや、必要な作業、手続き、留意点などを解説します。
企業にお勤めの方は、ぜひご参考にしてください。
オフィス移転の流れ
まずは、オフィス移転のおおまかな流れをご説明します。
おおむね以下の流れとなります。
① 計画の立案
② 業者選定
③ 移転先選定
➃ 内装・レイアウト決定
⑤ 社内システム決定
⑥ 備品の決定
⑦ マニュアル作成
⑧ 内装・レイアウトの決定
⑨ 引っ越し作業
⑩ 必要な届出をする
⑪ 旧オフィスの解約
⑫ 旧オフィスの原状回復
それぞれの項目を詳しく説明していきます。
1．計画の立案
オフィス移転がうまくいくためには、しっかりした計画の立案が大切です。
計画は以下の手順で行います。
1-1．移転目的を明確化する
移転作業は、日常業務に加えて膨大な作業が発生します。
業務の生産性の低下や社員のモチベーション低下などにつながらないように、移転による目的や効果を社員に説明し、納得を得なければなりません。
タイミングは、オフィス移転の1年〜6カ月ほど前までです。
1-2．オフィス移転に必要な条件を決定する
たとえば以下のような情報です。
・移転費用
・移転対象の社員数
・必要なフロア面積
・移転時期
・希望する場所
・賃貸料
・必要な設備や備品
・必要なセキュリティ
決定のタイミングは、オフィス移転の1年〜半年前です。
2．業者選定
移転をサポートしてくれる業者を選定します。
業者に依頼する業務の範囲として、物件探し、内装、プランニングも含むのか、施工業者との調整や施行管理なども含むのかといった検討も行います。
業者選定のタイミングも、オフィス移転の1年〜半年前です。
3．移転先の選定
移転先の物件を探す際の確認ポイントとして、以下の点があります。
・通勤時間
・最寄り駅からのアクセス
・主な関連施設とのアクセス
・周辺の施設
・設備（空調、エレベータ―など）
・建物使用上の制約事項
・セキュリティ対応状況
立地やアクセス面のみならず、設備や制約事項、セキュリティ面なども幅広く確認しておきましょう。
確認のタイミングもオフィス移転の1年〜半年前です。
4．内装・レイアウト決定
たとえば、以下のような点を決定する必要があります。
・部署ごとに必要なスペース
・業務以外に必要なスぺース（エントランス、喫煙ルームなど）
・レイアウト図の作成（オープンな環境か、個人ごとに仕切られた環境かなど）
・通信環境（フリーアドレスにするのかなど）
決定のタイミングとしては、約半年前です。
5．社内システム決定
最近ではテレワークやBCP（事業継続計画）にも対応できる環境が求められてきています。
見直すべき社内システムとしては以下のものがあります。
・個人所有のスマートフォンの社内電話化
・クラウドストレージ（オンラインで利用可）
・勤怠システム
・テレビ会議システム
・電子契約
移転を機会に、オフィスのデジタル化を推進するのもよいでしょう。
6．備品の決定・購入
新規でオフィスに必要な備品を決定し購入します。
7.マニュアル作成
移転作業が円滑に進むためにも、社員の役割分担や、スケジュールなどを記載したマニュアルを作成しておくべきでしょう。
タイミングは移転の3カ月〜2カ月前です。
8．内装・レイアウトの決定
新オフィスの内装やレイアウトがそもそもの移転の目的にあっているかをチェックします。
あわせて、空調や電気・通信設備の確認や施工の進捗確認も必要です。
9．引っ越し作業
実際に引っ越し作業を行う際に、以下の点に注意が必要になります。
・荷物の梱包、不用品や書類の廃棄、データのバックアップの事前準備
・当日の立会者の選定
10.必要な届出をする
オフィス移転は、引っ越し作業のみならず、必要な書類の提出も忘れてはいけません。
必要な書類と提出先の例としては、以下のものがあります。
・移転登記（法務局）
・異動届出書、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書（税務署）
・事業開始等申告書（都道府県税事務所）
・雇用保険事業主事業所各種変更届（ハローワーク）
・適用事業所所在地・名称変更届（年金事務所）
・防火管理者選任届等（消防署）
11．旧オフィスの解約
旧オフィス解約通知を管理会社やオーナーに提出します。
タイミングは、解約の1年〜半年前です。
新オフィスに関わる作業と並行して行います。
12．旧オフィスの原状回復
入居前の状態に旧オフィスを原状回復する必要があります。
こちらも新オフィスに関わる作業と並行して進めましょう。
まとめ
ここまで、オフィス移転のおおまかな流れや、必要な作業、手続き、留意点などを解説していきました。
オフィス移転は個人の家の引っ越しとは違い、複雑で膨大な作業が発生します。
オフィス移転をスムーズに行うためには、しっかりとした計画や、社員への動機づけが重要です。
一方では、オフィス移転を機会に職場環境の見直しやデジタル化のチャンスとして活用できます。
その結果、生産性の向上や働き方改革につなげることが可能です。
オフィス移転を成功させて、働きやすい理想的なオフィス環境を設けましょう。
