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オフィスの机の上をキレイに！レイアウトなどを詳しくご紹介
2024年01月29日コラム
オフィスで作業をする方のなかには「机の上のレイアウトに悩んでいる」「レイアウトにおすすめのグッズが知りたい」という方も多いでしょう。
そこで今回は、オフィスで使える机の上のレイアウト術についてご紹介します。
レイアウトのコツや整理整頓のメリットなどについて知りたい方は、本記事を参考にしてください。
オフィスの机の上はキレイにするべき！メリット3つ
オフィスの机の上をキレイにするメリットは、主に以下の3つです。
・ものを探す時間を短縮できる
・作業の効率が上がる
・情報漏洩などを防げる
ものを探す時間を短縮できる
机の上に物が散乱した状態では、目当ての書類を探す作業自体に時間がかかってしまいます。
机の上やデスクまわりを常にキレイにしておけば探す時間を短縮できるため作業効率があがります。生産性の向上にもつながるので、机の上を常にキレイにし、ものを探す時間はなるべく少なくしましょう。
作業の効率が上がる
整理整頓された机は、目の前の仕事に集中できるため、作業効率アップにつながります。
逆に、余計なものが散乱している机では気が散ってしまい、なかなか集中力が続きません。
作業の効率が上がれば、会社からも認められたり残業時間を減らせたりするでしょう。
限られた時間のなかで作業をより効率的に進めるためにも、机の上はキレイに整頓しておきたいですね。
情報漏洩などを防げる
会社では個人情報などといった、大切に扱わなくてはならない書類が存在します。
「あとでしまおう」と散らかった机の上に置いてしまうと、大切な書類を無くしてしまうかもしれません。
キレイに片付いた机は、ものがどこにあるのか確認をしやすいため、大切な書類をすぐに見つけやすく、ものを無くす確率も大幅に減らせるでしょう。
書類の紛失による情報漏洩を防ぐためにも、机の上の整理整頓は大切な作業のひとつです。
デスクまわりが片付いていると、作業の効率化につながるだけでなく、周りからの好印象を得ることにもつながります。
オフィスの机の上は、常にキレイを保つことを心がけましょう。
机の上のレイアウトを整える前に！作業動線を確認しよう
仕事を効率よくスムーズに進めるためには作業動線の確保が大切です。
作業動線を確保するためには「卓上に出すのは、厳選したもののみ」と決めるのも大切。
どんなに机の上をキレイに整えても、使いにくい場所にものが配置されていたり物が多かったりすると作業に無駄な時間ができてしまいます。
しまう作業も億劫になり、どんどん散らかりやすくなります。
ものを定位置に戻す習慣をつけるためにも、作業動線を確認してからレイアウトを決めましょう。
机の上を整理整頓！レイアウトのコツと便利グッズ3選
机の上を整理する際に便利グッズを活用すれば、より整頓されたレイアウトができます。
便利グッズを活用した机の上のレイアウトのポイントは、主に以下の3つです。
➀大切な書類はトレイに入れる
➁細かい文房具は仕切りつきペン立てを活用する
➂書類はラックに立てて収納する
➀大切な書類はトレイに入れる
一時保留の書類や提出期限のある書類、大切な書類などは、目の届きやすい卓上に出しておくのがおすすめです。
引き出しのなかに保管すると、しまった場所を忘れたり提出期限に出し忘れたりするといったトラブルにつながります。
卓上に置く際は、専用のトレイを活用しましょう。「その日のうちにトレイ内を見直す」などルールを決めておくと、仕事の効率アップにつながります。
➁細かい文房具は仕切りつきペン立てを活用する
使用頻度の高い文房具は、引き出しにしまうよりも卓上に出していたほうが使いやすいです。ただし、よく使うからと机の上に散乱させておくと、どこに置いたのか分からなくなる場合もあります。細かな文房具類は、ペン立てに入れて収納しましょう。
ちなみにペン立ては仕切りつきがおすすめです。
ペンだけでなくホチキスやはさみなど、それぞれの定位置を決めておけば、探す手間が省けます。
入れられる量が限られているため、必要以上に文房具が増える心配もありません。
ペン立てを置く際は、利き手側に配置しましょう。
➂書類はラックに立てて収納する
厚みのある本や書類などは、厳選したものだけを卓上に配置しましょう。
ポイントは、立てて収納すること。横向きで重ねて収納すると、必要な書類をとるのに毎回他の書類をどかさなくてはなりません。
立てて収納すれば、必要なときにすぐに取り出せるため、無駄な労力がかかりません。
ラックはプラスチックや木製などさまざまな素材のものがあるため、自分の好みに合わせて選びましょう。
プラスで見直す！机まわりのレイアウトでより快適に
机の上のレイアウトができたら、以下の点も見直してみましょう。
より清潔さが出るのでおすすめです。
・机まわりのコード類の見直し
・引き出しのなかの見直し
机まわりのコード類の見直し
オフィスの机には、パソコンや電話などの電子機器を置く方が多いのではないでしょうか。電子機器のコードやプラグが散乱していると、見た目もよくありません。
スペースの確保が難しくなり、作業が効率よく進まなくなってしまいます。コードはクリップなどでまとめておき、必要最低限の長さにしましょう。
引き出しのなかの見直し
外から見えない引き出しのなかは、ものが散乱しやすいです。書類をしまう位置を固定し、すぐに取り出せるように工夫しましょう。
使用頻度の高いアイテムは、上段の引き出しにしまうのがおすすめです。下段は書類をカテゴリーや時系列で分け保管します。それぞれをファイルケースに入れて仕切れば、すぐに取り出せます。
まとめ
オフィスの机の上は常に整理整頓を心がけましょう。
ものを探す時間がなくなり、作業の効率化がアップします。
作業動線を確保し便利グッズでキレイな空間を持続できれば、よりオフィス空間が快適に感じられるのも嬉しいポイントです。
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